Huishoudelijk Reglement Speelplein Weyneshof vzw
1. Toepassingsgebied
Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op alle kinderen en ouders of voogden die deelnemen aan de speelpleinwerking van Speelplein Weyneshof vzw. Door in te schrijven en een kind te laten deelnemen aan de werking verklaart de ouder of voogd zich akkoord met de bepalingen in dit reglement.
Speelplein Weyneshof behoudt zich het recht voor om dit reglement aan te passen indien organisatorische, veiligheids- of wettelijke omstandigheden dit vereisen. De meest recente versie is steeds van toepassing.
2. Organisatie en werking
Speelplein Weyneshof organiseert speelpleinwerking volgens het principe van een open speelaanbod. Kinderen kunnen vrij kiezen uit activiteiten of vrij spel en worden niet verplicht om aan een activiteit deel te nemen. De werking richt zich tot kinderen binnen de vastgelegde leeftijdsgroepen, zoals jaarlijks gecommuniceerd via de officiële kanalen.
De speelpleinwerking vindt plaats op het domein van Speelplein Weyneshof in Rijmenam (Bonheiden). De kernuren lopen van 9.00 uur tot 16.30 uur. Kinderen kunnen worden gebracht tussen 8.00 uur en 9.00 uur en dienen te worden opgehaald tussen 16.30 uur en 17.30 uur. Het is niet mogelijk om kinderen buiten deze uren te brengen of op te halen.
3. Inschrijving, betaling en sociaal tarief
Inschrijven gebeurt via het officiële inschrijvingssysteem van Speelplein Weyneshof. Een inschrijving is pas definitief na correcte registratie en betaling binnen veertien dagen na inschrijving. Bij laattijdige betaling kan de inschrijving worden geannuleerd.
Per speelpleindag wordt een dagprijs aangerekend. Daarnaast wordt per zomer een eenmalige administratieve kost per kind aangerekend. Deze administratieve kost wordt in geen geval terugbetaald.
Speelplein Weyneshof aanvaardt het UiTPAS-kansentarief voor inwoners van Stad Mechelen die recht hebben op verhoogde tegemoetkoming en beschikken over een geldige UiTPAS met kansentarief. Het verminderde tarief wordt toegepast wanneer het UiTPAS-nummer correct werd ingegeven bij inschrijving en het recht op kansentarief actief is. Het UiTPAS-kansentarief is uitsluitend van toepassing volgens de voorwaarden van Stad Mechelen.
Voor inwoners van Bonheiden kunnen vrijetijdscheques worden gebruikt als betaalmiddel, 2 cheques van €5 staat in dit geval gelijk aan 1 inschrijvingsdag. Deze cheques dienen bezorgd te worden op het secretariaat bij de eerste inschrijvingsdag van het kind. Het gebruik van deze cheques moet bij de inschrijving aangegeven worden in het opmerkingenveld.
Daarnaast kan in uitzonderlijke gevallen en op gemotiveerde aanvraag een sociaal tarief worden toegekend. Een aanvraag hiervoor gebeurt vertrouwelijk en wordt individueel beoordeeld door Speelplein Weyneshof.
Speelplein Weyneshof werkt niet met wachtlijsten. Wanneer een dag volzet is, kunnen er alsnog plaatsen vrijkomen indien andere kinderen worden uitgeschreven. Ouders volgen daarom best het inschrijvingssysteem regelmatig op.
4. Annulatie en terugbetaling
Een inschrijving kan kosteloos geannuleerd worden tot en met de dag van deelname zelf via het ouderportaal. Nadien annuleren is niet mogelijk en kan niet worden terugbetaald. De administratieve kost per zomer wordt in geen geval terugbetaald.
Terugbetalingen van geannuleerde dagen gebeuren na afloop van de speelpleinwerking, aangezien ouders tijdens de zomer nog bijkomende inschrijvingen kunnen doen die verrekend worden met reeds betaalde bedragen. Vanaf het einde van de speelpleinwerking (half augustus) starten de terugbetalingen. Ten laatste eind september zijn alle geannuleerde dagen terugbetaald.
5. Brengen en ophalen
Kinderen worden gebracht en opgehaald door een ouder, voogd of een vooraf aangeduide gemachtigde, zowel op het domein als aan de bushaltes. Bij twijfel kan Speelplein Weyneshof om identificatie vragen.
Kinderen ouder dan tien jaar mogen zelfstandig naar huis gaan, zowel vanaf het domein als vanaf de bushaltes, op voorwaarde dat dit uitdrukkelijk werd aangeduid in de inschrijvingsfiche.
6. Busdienst
Speelplein Weyneshof organiseert een busdienst met vaste opstaphaltes. Wij vragen dat ouders minstens tien minuten vóór het voorziene uur aanwezig zijn aan de halte, zowel ’s morgens als ’s avonds. Ouders zijn verantwoordelijk voor het tijdig aanwezig zijn aan de halte.
Wanneer er bij aankomst niemand aanwezig is om het kind op te halen, wordt het kind meegenomen naar de laatste halte. Van daaruit wandelt het kind onder begeleiding van een animator naar McDonald’s Mechelen (Rode Kruisplein), waar het kind dient te worden opgehaald.
7. Wat kinderen meebrengen
Kinderen brengen dagelijks een rugzak mee met daarin een brooddoos met een evenwichtig middagmaal en een hervulbare drinkbus. Speelplein Weyneshof voorziet ’s middags verse soep en een dessert, evenals een vieruurtje bestaande uit chocomelk en een koek. Er zijn voldoende plaatsen voorzien waar kinderen hun drinkbus kunnen bijvullen.
Wij vragen met aandrang om alle persoonlijke spullen duidelijk te labelen met voor- én achternaam van het kind, inclusief afzonderlijke kledingstukken en eventuele extra tasjes. Dit voorkomt verwarring en een grote hoeveelheid verloren voorwerpen.
Soms vraagt de leiding via een briefje om extra kledij in functie van een specifieke activiteit. Op andere dagen is extra kledij in principe niet nodig, behalve bij slecht weer. Indien extra kledij wordt meegegeven, dient elk afzonderlijk kledingstuk duidelijk gelabeld te worden.
8. Waardevolle voorwerpen
Kinderen brengen geen geld mee, aangezien zij op het speelplein niets zelf hoeven te betalen. Het meebrengen van kostbare voorwerpen zoals smartphones, draagbare spelconsoles, eigen speelgoed of andere waardevolle spullen wordt sterk afgeraden.
Speelplein Weyneshof is niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen. Indien een kind toch een noodzakelijk waardevol voorwerp moet meebrengen, bijvoorbeeld sleutels of een smartphone om zelfstandig naar huis te kunnen gaan, kan dit ’s morgens worden afgegeven aan het secretariaat. Deze worden daar bewaard, maar ook in dat geval blijft Speelplein Weyneshof niet aansprakelijk voor eventuele diefstal, verlies of schade.
9. Gezondheid en medicatie
Zieke kinderen blijven thuis. Wanneer een kind tijdens de dag ziek wordt of niet langer kan deelnemen om gezondheidsredenen, kunnen ouders worden gevraagd het kind op te halen.
Medicatie kan enkel worden toegediend mits duidelijke schriftelijke instructies van de ouder. Alle medicatie, inclusief noodmedicatie, dient ’s morgens te worden afgegeven aan het secretariaat, correct gelabeld met naam van het kind en voorzien van duidelijke instructies inzake dosering en toediening. De toediening gebeurt onder verantwoordelijkheid van de ouder.
10. Verzekering en ongevallen
Speelplein Weyneshof beschikt over een verzekering voor lichamelijke ongevallen tijdens de speelpleinwerking. Deze verzekering dekt lichamelijke letsels die tijdens de deelname worden opgelopen.
Bij ieder ongeval dient een schadeaangifte te worden ingevuld. Deze bestaat uit een deel dat door de ouder wordt ingevuld en een deel dat door de behandelende arts wordt ingevuld. Indien het letsel pas na afloop van de speelpleindag wordt vastgesteld, kan een arts een medisch getuigschrift opstellen. De ouder brengt Speelplein Weyneshof hiervan op de hoogte, waarna de nodige documenten worden bezorgd.
Medische kosten worden eerst ingediend bij het ziekenfonds. Vervolgens wordt een document voor de verzekering (verschilstaat) aangevraagd, dat samen met de schadeaangifte en eventuele betalingsbewijzen wordt bezorgd aan de verzekeringsmakelaar. Voor bijkomende kosten zoals kinesitherapie of medicatie dienen betalingsbewijzen en voorschriften van de arts te worden toegevoegd.
Er geldt een franchise na tussenkomst van het ziekenfonds. Dit bedrag blijft ten laste van de ouders.
Speelplein Weyneshof beschikt niet over een verzekering voor materiële schade. Ouders blijven zelf verantwoordelijk voor schade aan persoonlijke eigendommen zoals brillen, kleding of andere voorwerpen. Enkel wanneer opzettelijke vernieling kan worden aangetoond, kan eventueel een andere partij aansprakelijk worden gesteld, wat in de praktijk moeilijk bewijsbaar is.
11. Attesten en fiscale documenten
In september of oktober ontvangen ouders een bewijs van deelname dat erkend is door de mutualiteiten. Hiermee kan, afhankelijk van de voorwaarden van de betreffende mutualiteit, een gedeeltelijke terugbetaling worden aangevraagd. Een attest wordt enkel afgeleverd indien de volledige deelname werd betaald.
Het attest vermeldt uitsluitend de dagen waarop het kind effectief aanwezig was op het speelplein. Betaalde maar niet-geannuleerde afwezigheidsdagen worden niet opgenomen op het attest.
In februari van het jaar volgend op de speelpleinzomer ontvangen ouders via het bij inschrijving opgegeven e-mailadres een fiscaal attest. Ook dit attest wordt enkel afgeleverd indien de volledige deelname werd betaald.
Het fiscaal attest omvat uitsluitend de dagen waarop het kind effectief aanwezig was tijdens de speelpleinwerking, ongeacht of er voor meerdere dagen werd betaald waarvoor het kind niet aanwezig was.
12. Gedrag en respect
Van kinderen en ouders wordt verwacht dat zij respectvol omgaan met andere kinderen, animatoren, materiaal, dieren en het domein. Pesten, agressie, discriminatie, vernieling of grensoverschrijdend gedrag worden niet getolereerd.
Bij ernstige of herhaaldelijke overtredingen kan Speelplein Weyneshof passende maatregelen nemen, gaande van een waarschuwing tot tijdelijke of definitieve uitsluiting van deelname.
Het volledige domein van Speelplein Weyneshof is rookvrij. Roken en vapen zijn verboden voor iedereen, inclusief ouders en bezoekers.
13. Privacy en beeldmateriaal
Beeldmateriaal van kinderen wordt enkel gebruikt wanneer ouders hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven via het inschrijvingsformulier (opt-in). Zonder expliciete toestemming wordt geen herkenbaar beeldmateriaal gepubliceerd. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in functie van de organisatie en conform de geldende regelgeving.
Op verschillende plaatsen op het domein van Speelplein Weyneshof is camerabewaking aanwezig met het oog op de veiligheid van kinderen, medewerkers, bezoekers en materiaal, evenals ter bescherming van het domein. De camerabewaking gebeurt conform de geldende regelgeving inzake cameratoezicht. De beelden worden enkel geraadpleegd indien dit noodzakelijk is in het kader van veiligheid of bij incidenten.
14. Slotbepaling
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist Speelplein Weyneshof in het belang van het kind, de veiligheid en de goede werking van de speelpleinwerking.
